Как предприятию и предпринимателю передать документы в «Волгоградэнергосбыт» удаленно и без очередей, или все об электронном документообороте.
Сегодняшний выпуск просветительского проекта «Совет PRO Свет» предназначен в первую очередь для потребителей-юридических лиц, руководителей предприятий и учреждений, предпринимателей, специалистов бухучета и энергохозяйства.
Раз в месяц в приемных межрайонных и городских управлений энергосбытовой компании выстраиваются очереди. Это предприниматели и представители организаций, которые не используют систему электронного документооборота, сдают или получают документы для расчетов по договорам энергоснабжения и купли–продажи электрической энергии. И документов при расчетах за электроэнергию, как правило, курсирует много –ведомости показаний, акты приема–передачи, счета-фактуры, акты сверки...
Для того, чтобы не тратить время и средства на поездки в офис энергосбытовой компании и не стоять в очереди, более половины из 19 тысяч потребителей-юридических лиц при расчетах с компанией пользуются системой электронного документооборота. Тем не менее, немалая часть предпринимателей по старинке все ещё топают по известному адресу, прихватив с собой отчетные бумажки и запас терпения.
Как успешно наладить электронные взаимоотношения с ПАО «Волгоградэнергосбыт» и экономить рабочее время, бумагу и прочие ценные ресурсы?
- Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
- Это сервис мгновенного обмена документами, созданными и переданными в электронном виде, которые подписываются квалифицированной электронной подписью, а значит, имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажных носителях, подписанных собственноручно.
Данный порядок оговорен целым рядом законных и подзаконных актов:
· федеральными законами №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» и №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»;
· письмом Минфина №50н от 25.04.2011 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭП».
- Какие документы могут передаваться через ЭДО?
· Договорные документы (заявка, договор, соглашение);
· Счета-фактуры;
· Акты приема-передачи;
· Акты сверки;
· Ведомости показаний приборов учета;
· Письма;
· Другие документы, предусмотренные договором.
- Какие возможности обеспечивает система ЭДО?
1. Доставка электронного документа занимает всего несколько секунд, поэтому пакет расчетных документов за прошедший месяц Вы будете получать практически мгновенно после выставления, а просматривать их и при необходимости подписать - в любое удобное для Вас время. Вам не придется никуда ходить и стоять в очереди, чтобы отправлять подписанные с Вашей стороны электронные документы со своего рабочего места.
2. В случае обнаружения ошибки в электронном документе, пакет аннулируется и направляется новый с минимальными временными затратами.
3. Электронная подпись (ЭП) обеспечивает надежную защиту документов от фальсификации информации.
4. Согласно действующему законодательству электронные документы полностью заменяют бумажные. Клиенты смогут предъявлять их в любой государственный орган.
5. Электронный документ - это файл, хранящийся в личном кабинете системы электронного документооборота. Он не сгорит, не порвётся и не размокнет. Клиент при необходимости всегда сможет распечатать бумажную копию. Формат документа (XML, PDF и др.) подразумевает его использование, как во внутреннем документообороте, так и при документировании операций с контрагентами, а также передачу отчетности в ФНС, другие контролирующие органы, использование в судебных разбирательствах.
6. Передача электронных документов осуществляется с соблюдением всех требований законодательства через аккредитованных ФНС РФ операторов электронного документооборота.
- Кому необходима система электронного документооборота?
- Многим представителям предприятия-потребителя электроэнергии, например:
· Ответственному за электрохозяйство или за ведение договора энергоснабжения или купли-продажи электроэнергии;
· Бухгалтерии предприятия, которой необходимо получить сформированные без ошибок и на основании действительных данных первичные бухгалтерские документы для ведения внутрихозяйственного учета и налоговой отчетности;
· Владельцу предприятия, особенно если все вышеперечисленные функции приходится выполнять ему.
- Сколько стоит подключение к системе ЭДО при работе с «Волгоградэнергосбытом»?
- Для клиентов, у которых уже есть сертификат квалифицированной электронной подписи, переход на электронный документооборот не потребует никаких дополнительных расходов. Тарифы на обмен документами с контрагентами вы можете уточнить, например, в ООО «Компания «Тензор» или ООО «Контур», либо у других аккредитованных операторов ЭДО.
- Что необходимо для подключения к системе электронного документооборота?
1. Заключить дополнительное соглашение с ПАО «Волгоградэнергосбыт» об электронном взаимодействии и применении электронной подписи «для договора энергоснабжения (купли-продажи электрической энергии)» или «для договора ресурсоснабжения (снабжение электроэнергией)».
2. Заключить договор присоединения к оператору электронного документооборота. В настоящий момент ПАО «Волгоградэнергосбыт» в качестве оператора ЭДО использует систему «СБИС». С другими операторами электронного документооборота возможна организация межроумингового обмена документами.
3. Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (При необходимости приобретения обратитесь в Федеральную налоговую службу).
4. Подключить личный кабинет юридического лица на портале Общества. Для этого обратитесь к своему расчетчику. В личном кабинете возможна передача интегральных показаний приборов учета, файлы с почасовыми данными направляются на электронную почту ответственного специалиста ВЭС, указанную в договоре. После проверки переданных данных ведомость СКУЭ, подписанная электронной цифровой подписью сбытовой компании, направляется потребителю в ЭДО.
5. Ознакомиться с принципами работы при обмене информации.
Бумажные документы никто не отменял, они по-прежнему в ходу. Однако сегодняшние технологии дают возможность многие рутинные процессы передать программам. Бумага, конечно, стерпит многое, но ограничит перспективы и затормозит развитие бизнеса.